Excelの小計機能を使うと、作った表の特定の項目の小計、総計を自動で作ることができます。
成果物
このような表を基に、
データを集計し、小計、総計を算出したいと思います。合計以外の集計も可能です。
※このように罫線のある表から小計を作ると、罫線から小計・総計がはみ出します。必要に応じて罫線を追加・修正してください。
※このように罫線のある表から小計を作ると、罫線から小計・総計がはみ出します。必要に応じて罫線を追加・修正してください。
小計機能の使い方
集計したい範囲を選択し、
データタブへ移動、
一番右にある小計をクリックします。
すると集計の設定ダイアログが開くので、
とりあえずこのままOKを押してみます。
結果、こんな感じになります。
さっきのダイアログをもう一度見てみましょう。「日付」の「個数」を小計しているらしいことがわかります。
では、順番に見ていきましょう。
では、順番に見ていきましょう。
グループの基準
グループの基準では、どの列を基準に小計のグループを作るかを指定できます。
ただし、さっきの表に対して、たとえば内容をグループの基準にしてOKを押すと、
これはもうわけのわからない表になります。なぜか。
できたものをよく見ると、内容列を上から順に項目の固まったものごとにグループ化し、グループ内の日付の個数を小計していることがわかります。
たまたま内容がふたつ連続で並んでいる箇所では、同じ内容でちがう日付があり、その個数が合計2であることが小計されています。
要するに、グループの基準となる列は予め並べ替えをして、同じ項目でまとめておく必要があるということです。
並べ替え（ソート）に感して、基本的な方法はこの記事で解説しています。
昇順に並べ替えた「内容」列をグループの基準として小計を行うと、今度はすっきりした表が出来上がりました。
集計するフィールド
一度集計の方法は飛ばして、集計するフィールドを変更してみます。
フィールドというのはこの場合列です。数えているのが個数なので結果はやはり3ですが、「日付」ではなく「支出」の小計、総計が表示されるよう変更されているのが確認できます。
集計するフィールドは複数指定することも可能で、
こんな感じで、「支出」と「内容」それぞれの個数がカウントされ、別々に表示されます。
集計の方法
集計の方法では、グループごとのデータの個数の代わりに、合計など別の集計を算出することができます。
集計の方法を合計として、OKを押してみると、
このように、日ごとの支出の小計、総計が算出できます。
個数以外の集計の方法は数字に使うものばかりです。文字の合計は0として表示されます。
個数以外の集計の方法は数字に使うものばかりです。文字の合計は0として表示されます。
平均、最大値、偏差など、色々な集計方法が用意されています。
集計項目の表示/非表示
小計を適用した表は自動でグループ化され、このように左に折り畳み用のアウトラインが表示されます。
「1」または一番大きな（左の）階層の「－」を押すと、
集計項目、小計のある行がまとめて折りたたまれて非表示になります。
上の画像の状態から「＋」を押すと全表示できます。「3」はどの状態からでも全表示にできます。
2の列の「－」を押すと、不要な行の集計項目を隠し、該当グループは小計のみ表示にできます。「＋」を押すと元に戻せます。
画像の場合、特定の日付のみ詳細を表示したい場合はこの機能を使います。
画像の場合、特定の日付のみ詳細を表示したい場合はこの機能を使います。
「2」を押すと、すべてのグループが小計のみ表示に切り替わります。
小計の削除
小計を削除するには、範囲を選択してデータタブ→小計→ダイアログですべて削除をクリックしますが、
こんな感じで小計以外の（元々の）選択範囲に対して実行すると、
一番下の小計・総計およびグループ化はそのまま残ってしまいます。
なので、あえて残したいのでなければ、総計まで選択してすべて削除を実行するようにしてください。
総計まで削除され、元の状態に戻りました。
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2021.05.04
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