excelで文章をページのサイズに合わせて縮小して印刷する方法

scale IT

言われないと案外気付かない機能ですが、excelには文章やグラフを指定したページ数に合わせて縮小して印刷することができる、という実は非常に便利な機能があります。

実行環境は2007なので、バージョンによっては手順異なる場合もあります。他のバージョン触る機会があったら追加します。

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普通に印刷した場合

まずは適当な数字を用いたグラフを作成してみましょう。数字は60行まで続く、なかなか長尺のデータです。

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雑に作ったサンプルデータ


ではこの表をこのまま印刷しようとするとどうなるか?
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左上のメニュー→「印刷」をクリック


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「印刷プレビュー」を押すと……?


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グラフが2ページに分割されてしまった!


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なら横向きにすれば……それでもデカい!


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しかも余った文字が2ページめ、切れたグラフが3ページめに移動している


さて、このグラフを載せた資料を1ページにまとめて出したいわけです。
自力でグラフを縮小したり、全体の縮小率を調整してもいいわけですが、そこはexcelにうまいことやってもらうことにしましょう。

自動縮小をした場合

「印刷」またはページレイアウトで、拡大縮小印刷を縦・横ともに「1ページ」にしてみましょう。

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ページレイアウト→縦・横を1ページに変更


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または「ページ設定」ダイアログ→「次のページ数にあわせて印刷」でも同じことになります


この状態で印刷しようとすると、下のようになります。
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1ページにおさまるように自動で縮小


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縦だとこんな感じ。ちょっとぎゅうぎゅう


あくまで縮小する機能であって、これを縦3ページとかに設定しても縦長に調整とかはされませんので注意。
ちょっとした配布資料を1ページに見やすく収めて印刷したい場面などは多く、知っておくと頻繁に使用することになるとても使える機能です。ぜひ使いこなしてみてください。

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